總務工作日記四

最近同仁在與家長溝通家長會的運作時有比較負面的看法，在此，做為學校的總務主任有必要將家長會的運作做個說明，讓同仁或社區的家長知悉，以免造成錯誤的認知。

    首先學校在每學年度開始會發放班級家長代表票選單，由各班家長選出二位班級家長代表，另外也會由級任老師推舉較熱心參與，對教育活動較熱忱的家長來擔任家長委員，當票選各班家長代表後隨即召開第一次家長委員會議，由委員們推選出新學年度的家長會長、副會長、常務委員，共同來協助學校的運作，接下來由學校協助辦理家長會長的交接典禮，在新任家長會長的指示下，辦理第二次的家長委員會議，在這次的家長委員會議中，學校行政人員必須將未來這學期要辦理活動所需的經費預算提出，讓所有的委員對各處室所提出的經費需求進行審查，待委員會同意後才能動支家長委員會的基金，學校也會將前一學年度所花費的經費項目，逐一詳細的公開表列出來，讓委員們了解每一分錢的花費運用，也因為家長委員會的運作一切公開透明，所以學校行政人員和家長會建立了互信機制，委員們知道學校行政人員的用心，更明瞭教育經費的拮据，所以願意提供家長委員會基金，共同來建設學校，提升優質的學習環境，接下來的委員會議時間，則視家長委員會或學校的需要不定期的召開，共同來商討校務的發展。

        這樣有組織的家長委員會為學校奉獻那麼多的心力，豈是同仁所認為的家長會的委員只是繳交委員基金的功用而已，其有這樣的思維，只是暴露出自己的眼光狹隘，難道不知這些委員有些曾是學校的校友，感念於幼時接受學校老師良好的教育，長大之後在事業有成後，抱著一種感恩回饋的心態來回饋母校，嘉惠自己的學弟妹，願意出錢出力來讓學校設備更完善，提升教學的品質；再者是因為學校團隊所展現出來的用心，獲得家長的認同，讓家長們願意為學校盡一份心力，共同來為小朋友建置一個安全、快樂的學習樂園；而家長會常常在學校與社區家長之間，扮演溝通的橋樑 ，協助親師做正向的溝通，讓家長更安心將小孩交給學校，老師也可以更用心的教學；而在一個進步的社會，本來就是相互合作，互相支援，學校老師認真的教育下一代，社區提供學校所需要的資源，在學校與社區的努力之下才能朝向安定祥和，卓越進步的優質國度邁進。

       親子天下雜誌曾經採訪台大醫院柯文哲醫師，對現今醫學院學生的品格看法，他提出  「A的N次方理論」，當一位醫學院的學生有責任感，視病人如己親，則A會大於1，則他的品格操守就會無限遠大，這位學生將來就是醫術醫德兼備的一位好醫師；若這位學生心中只想當醫師賺錢，把自己所學用來做為賺錢的工具，則A會小於1，最後他的品格就會趨近於零，就會成為一位沒有醫德的醫生。

同樣地，以「A的N次方理論」來看待一個人的氣度與視野時，當一個人看一件事情能從多方面去分析思索，了解事情的脈絡，則A會大於1，看待所有的人、事、物就會有宏觀的氣度和視野；相反地，若看待一件事情僅從單一角度或概念去思索，則A會小於1而趨近於零，則氣度與視野就會受侷限，終究坐井觀天，無法領略事物的全貌，而產生以偏概全的思維。另外曾經與一位校長聊起說話的藝術，其中談到惡言傷人時，這位校長提到我們所講的每一句惡言，有時像迴力鏢一樣，小心最後會反過來傷到自己，也告誡自己所說的每一句話都要謹慎小心，「慎言」讓我們遠離是非，避免不必要的誤會。

總務工作日記三

和總務處最相關的處室莫過於主計室，一個負責經費的使用，一個負責經費管控與核銷，兩處室必須不斷核對溝通，方能將經費的使用具備合法性又有效率性，但最近總務處被主計主任「盯」的很慘，像財務憑證請購日期與請款的日期，或是對自己的工作業務執掌不清楚，即便是我也常常被主任「約談」，不是支出憑證內容的書寫要修正，就是契約書內容是怎麼訂定，該多少的履約金，多少的保固金，一切皆必須依照契約書所訂定的內容來執行，這麼多的事情未確實依照採購程序，難怪主計大人要抱怨，我也向主計主任自我調侃總務處「歸組害了了」，雖然是玩笑話化解尷尬，但對邱主任對「專業」的堅持，一方面感到佩服，一方面也慶幸能有這樣一位專業的主任在為我們的經費做把關，也為總務工作做一個檢討與省思。

一、認清工作的執掌

學校是處在一個「科層體制」的工作環境中，特別是學校的行政工作，而所

謂的「科層體制」換言之就是學校的業務必須要依法行事，講求層級節制與職位分類，才能讓教育的工作運轉順暢，邁向卓越，在這裡我想談的是職位的分類與分層，因為現今教育工作的複雜性有增無減，甚至有時一件業務橫跨各處室，因此業務工作的分配都有勞校長來做協調，同樣的總務處也有自己的組員，每個人都應該要清楚的知道自己的工作職責內容，認真的執行自己的工作業務，大家發揮小螺絲釘的「關鍵」，才能合作愉快，有效達成目標。

二、專業是工作最大的資產

記得校長在一個週三下午教師研習活動中的開場白提到「觀念與態度」在職

場的重要，我想再加上「專業與熱情」，正確的觀念與正向的態度是踏進職場必備的條件，它可幫助您獲得學生與家長的賞識，砥礪您在教學工作的責任感與對教育的初衷；而專業的堅持與熱情的維持，它能幫助您展現自信心與對工作的熱愛；邱主任對主計業務的「專業」，從言談中展現自信與不妥協的堅持態度，值得我學習，反思自己對總務工作的專業程度，我想還有一段很長的距離，但沒關係，只要具備「觀念、態度、熱情」肯學肯問，我將朝向「專業」的方向邁進。

    或許有人會認為教師的專業應該在於教學工作，而非在於非教學工作的行政職務，但我想既然擔任了非教學性質的行政工作，應該就要認真的學習，讓自己對所負責的職務有更清楚的了解，在此與總務處的夥伴們一起加油勉勵，也謝謝主計小姐在憑證請購與經費核銷的審核，有您專業的把關，螺青國小所有經費的支出一切合法，安啦!

總務工作日記二

        總務工作在每學期都有一些例行性的業務，例如家長會改選、校外教學與午餐採購招標等，這些業務對擔任多年的總務主任而言，應該是再熟悉不過的業務了，但對於剛接總務主任的我，卻是一種新任務、新挑戰，會有這種感覺無非就是想把每一次的工作業務在預定的期限內如期完成之外，還要讓這些工作做到盡善盡美。
        就家長會會長改選與委員顧問聘任而言，從剛開始的班級家長推薦代表到班級教師推薦，到最後新任家長會長與委員顧問成員確定，並辦理新任會長交接典禮與授證完成，才可以說完成家長會的階段性任務；另外校外教學的採購，從標案內容的制定，上網公告、開標、決標到後續的契約訂定，履約的情形，到最後採購小組的檢討會議後支付應付的款項之後，整個校外教學活動才算圓滿結束。
        從這兩件業務執行過程中個人有一些心得與收穫，也是對自己工作的省思：
一、事先的討論規劃
        行政三聯制計畫、執行、考核，所以業務的推動首先必須做好事先的討論規劃，在規劃中藉著大家集思廣益所提出來的方法與策略，經過討論後取得共識，方能成為任務的架構，而透過四處室橫向的溝通聯繫，取得共識後再來執行任務，就是成功了一半，這不就是學習型組織所言的系統思考模式。
二、事中溝通協調
        接下來就是在推展活動中事情的溝通協調，良好的溝通能力可以讓對方掌握正確的訊息，以達到事半功倍的成效，然而每個人的思維模式不同，因此要做好溝通協調的工作，必須要先約略了解對方的思維模式再進行溝通，但這並不是一件簡單的事，有時更需要經驗的累積與反應能力，甚至透過非正式組織來協助完成任務。
三、執行過程中的修正
       要達到全面品質管理，產出最好的產品之前，就必須做好發現錯誤，持續改進的工作，任何一件工作從規劃到完成，有時是很難依照原先的規劃執行的，正所謂常人所言計畫永遠趕不上變化，因此唯有在任務執行的過程中，持續發現不穩定的因子，將這些不穩定的因子做適切的處理，讓危險因子降至最低，甚至導引致良好的軌道，做正向的回饋，所以在任務執行階段隨時檢視自己的工作業務，有其必要性。
四、事後反省回饋
       任何事物執行過程中雖經由不斷的檢視，但有時還是會有百密一疏，無法盡善盡美的事宜，這時若能夠經由檢討會中給予檢討回饋，將可做為下次任務的經驗值，讓下次的活動不在重蹈覆轍，而能更臻善完美，所以執行者不管是自己的反省或成員所給的回饋，都是寶貴難得的經驗，而這些經驗有時是必須在任務執行完畢後才能獲得。
        學校任何一件工作任務的完成，皆有賴於團隊成員的幫忙，最後還是感謝螺青同仁的協助幫忙，讓總務的工作能順利完成，感恩。
     

總務工作心情日記

          來到螺青國小已經二個月了，在此先感謝後寮國小的同仁與可愛的小朋友，讓我度過一段快樂的教學工作，也感謝螺青國小教評會委員的同意，讓我有機會到螺青國小服務擔任總務主任的工作，在到螺青國小服務之前，在校長、主任與老師的努力之下，已經將學校環境整修的美輪美奐，像教室耐震強度、彩虹跑道、社區閱讀中心等工程都已完工，螺青國小讓人有一股脫胎換骨、煥然一新的新氣象。
       螺青國小有堅強的行政團隊，校長兢兢業業在推展校務，掌握整個學校未來發展的方向和願景，惠觀主任每天有忙不完的行政業務，承辦全縣課後照顧報表彙整，接下來又是攜手計畫參訪，以及即將到來的閱讀訪視工作，儘管業務繁重但總是以「歡喜做、甘願受」的態度來面對；政毓主任每天的導護工作執勤、學生社團活動管理，有學生的地方就有訓導，他做到最好的服務，惠芬主任對家庭教育工作與輔導業務的推展，認真執著的態度令人感佩，他們都有共同的特質~認真的執行自己的工作職務，克盡職責，值得敬佩，所以有幸加入螺青團隊，相信可以讓自己更成長。
        總務工作屬於後勤支援的工作性質，提供設備與優質的環境來滿足師生教學和學習的需求是總務處首要的任務，希望能為各位同仁做到最好的服務；謝謝總務處成員國賢老師、麗雪組長、瑩娣老師、順郎大哥與雪華大姐的協助幫忙，總務處有您們真好，在此要特別感謝惠觀主任，完全不吝於提供指導，讓我能夠很快熟悉總務處的工作，時常打擾您也請見諒!
        加入螺青團隊，縮短適應期趕快融入學校組織文化，就自己的戰鬥位置全力以赴是當務之急，感謝教職同仁對總務工作的協助與體諒，最後也以學習型組織五項修練：自我超越、改善心智模式、建立共同願景、團隊學習、系統思考自勉，希望能為您們做到盡善盡美的服務。