2011年11月13日 星期日

總務工作日記四

最近同仁在與家長溝通家長會的運作時有比較負面的看法,在此,做為學校的總務主任有必要將家長會的運作做個說明,讓同仁或社區的家長知悉,以免造成錯誤的認知。
    首先學校在每學年度開始會發放班級家長代表票選單,由各班家長選出二位班級家長代表,另外也會由級任老師推舉較熱心參與,對教育活動較熱忱的家長來擔任家長委員,當票選各班家長代表後隨即召開第一次家長委員會議,由委員們推選出新學年度的家長會長、副會長、常務委員,共同來協助學校的運作,接下來由學校協助辦理家長會長的交接典禮,在新任家長會長的指示下,辦理第二次的家長委員會議,在這次的家長委員會議中,學校行政人員必須將未來這學期要辦理活動所需的經費預算提出,讓所有的委員對各處室所提出的經費需求進行審查,待委員會同意後才能動支家長委員會的基金,學校也會將前一學年度所花費的經費項目,逐一詳細的公開表列出來,讓委員們了解每一分錢的花費運用,也因為家長委員會的運作一切公開透明,所以學校行政人員和家長會建立了互信機制,委員們知道學校行政人員的用心,更明瞭教育經費的拮据,所以願意提供家長委員會基金,共同來建設學校,提升優質的學習環境,接下來的委員會議時間,則視家長委員會或學校的需要不定期的召開,共同來商討校務的發展。
        這樣有組織的家長委員會為學校奉獻那麼多的心力,豈是同仁所認為的家長會的委員只是繳交委員基金的功用而已,其有這樣的思維,只是暴露出自己的眼光狹隘,難道不知這些委員有些曾是學校的校友,感念於幼時接受學校老師良好的教育,長大之後在事業有成後,抱著一種感恩回饋的心態來回饋母校,嘉惠自己的學弟妹,願意出錢出力來讓學校設備更完善,提升教學的品質;再者是因為學校團隊所展現出來的用心,獲得家長的認同,讓家長們願意為學校盡一份心力,共同來為小朋友建置一個安全、快樂的學習樂園;而家長會常常在學校與社區家長之間,扮演溝通的橋樑 ,協助親師做正向的溝通,讓家長更安心將小孩交給學校,老師也可以更用心的教學;而在一個進步的社會,本來就是相互合作,互相支援,學校老師認真的教育下一代,社區提供學校所需要的資源,在學校與社區的努力之下才能朝向安定祥和,卓越進步的優質國度邁進。
       親子天下雜誌曾經採訪台大醫院柯文哲醫師,對現今醫學院學生的品格看法,他提出  「AN次方理論」,當一位醫學院的學生有責任感,視病人如己親,則A會大於1,則他的品格操守就會無限遠大,這位學生將來就是醫術醫德兼備的一位好醫師;若這位學生心中只想當醫師賺錢,把自己所學用來做為賺錢的工具,則A會小於1,最後他的品格就會趨近於零,就會成為一位沒有醫德的醫生。
同樣地,以AN次方理論」來看待一個人的氣度與視野時,當一個人看一件事情能從多方面去分析思索,了解事情的脈絡,A會大於1,看待所有的人、事、物就會有宏觀的氣度和視野;相反地,若看待一件事情僅從單一角度或概念去思索,A會小於1而趨近於零,則氣度與視野就會受侷限,終究坐井觀天,無法領略事物的全貌,而產生以偏概全的思維。另外曾經與一位校長聊起說話的藝術,其中談到惡言傷人時,這位校長提到我們所講的每一句惡言,有時像迴力鏢一樣,小心最後會反過來傷到自己,也告誡自己所說的每一句話都要謹慎小心,「慎言」讓我們遠離是非,避免不必要的誤會。

2011年11月6日 星期日

總務工作日記三

和總務處最相關的處室莫過於主計室,一個負責經費的使用,一個負責經費管控與核銷,兩處室必須不斷核對溝通,方能將經費的使用具備合法性又有效率性,但最近總務處被主計主任「盯」的很慘,像財務憑證請購日期與請款的日期,或是對自己的工作業務執掌不清楚,即便是我也常常被主任「約談」,不是支出憑證內容的書寫要修正,就是契約書內容是怎麼訂定,該多少的履約金,多少的保固金,一切皆必須依照契約書所訂定的內容來執行,這麼多的事情未確實依照採購程序,難怪主計大人要抱怨,我也向主計主任自我調侃總務處「歸組害了了」,雖然是玩笑話化解尷尬,但對邱主任對「專業」的堅持,一方面感到佩服,一方面也慶幸能有這樣一位專業的主任在為我們的經費做把關,也為總務工作做一個檢討與省思。
一、認清工作的執掌
學校是處在一個「科層體制」的工作環境中,特別是學校的行政工作,而所
謂的「科層體制」換言之就是學校的業務必須要依法行事,講求層級節制與職位分類,才能讓教育的工作運轉順暢,邁向卓越,在這裡我想談的是職位的分類與分層,因為現今教育工作的複雜性有增無減,甚至有時一件業務橫跨各處室,因此業務工作的分配都有勞校長來做協調,同樣的總務處也有自己的組員,每個人都應該要清楚的知道自己的工作職責內容,認真的執行自己的工作業務,大家發揮小螺絲釘的「關鍵」,才能合作愉快,有效達成目標。
二、專業是工作最大的資產
記得校長在一個週三下午教師研習活動中的開場白提到「觀念與態度」在職
場的重要,我想再加上「專業與熱情」,正確的觀念與正向的態度是踏進職場必備的條件,它可幫助您獲得學生與家長的賞識,砥礪您在教學工作的責任感與對教育的初衷;而專業的堅持與熱情的維持,它能幫助您展現自信心與對工作的熱愛;邱主任對主計業務的「專業」,從言談中展現自信與不妥協的堅持態度,值得我學習,反思自己對總務工作的專業程度,我想還有一段很長的距離,但沒關係,只要具備「觀念、態度、熱情」肯學肯問,我將朝向「專業」的方向邁進。
    或許有人會認為教師的專業應該在於教學工作,而非在於非教學工作的行政職務,但我想既然擔任了非教學性質的行政工作,應該就要認真的學習,讓自己對所負責的職務有更清楚的了解,在此與總務處的夥伴們一起加油勉勵,也謝謝主計小姐在憑證請購與經費核銷的審核,有您專業的把關,螺青國小所有經費的支出一切合法,安啦!