總務工作日記二

        總務工作在每學期都有一些例行性的業務，例如家長會改選、校外教學與午餐採購招標等，這些業務對擔任多年的總務主任而言，應該是再熟悉不過的業務了，但對於剛接總務主任的我，卻是一種新任務、新挑戰，會有這種感覺無非就是想把每一次的工作業務在預定的期限內如期完成之外，還要讓這些工作做到盡善盡美。
        就家長會會長改選與委員顧問聘任而言，從剛開始的班級家長推薦代表到班級教師推薦，到最後新任家長會長與委員顧問成員確定，並辦理新任會長交接典禮與授證完成，才可以說完成家長會的階段性任務；另外校外教學的採購，從標案內容的制定，上網公告、開標、決標到後續的契約訂定，履約的情形，到最後採購小組的檢討會議後支付應付的款項之後，整個校外教學活動才算圓滿結束。
        從這兩件業務執行過程中個人有一些心得與收穫，也是對自己工作的省思：
一、事先的討論規劃
        行政三聯制計畫、執行、考核，所以業務的推動首先必須做好事先的討論規劃，在規劃中藉著大家集思廣益所提出來的方法與策略，經過討論後取得共識，方能成為任務的架構，而透過四處室橫向的溝通聯繫，取得共識後再來執行任務，就是成功了一半，這不就是學習型組織所言的系統思考模式。
二、事中溝通協調
        接下來就是在推展活動中事情的溝通協調，良好的溝通能力可以讓對方掌握正確的訊息，以達到事半功倍的成效，然而每個人的思維模式不同，因此要做好溝通協調的工作，必須要先約略了解對方的思維模式再進行溝通，但這並不是一件簡單的事，有時更需要經驗的累積與反應能力，甚至透過非正式組織來協助完成任務。
三、執行過程中的修正
       要達到全面品質管理，產出最好的產品之前，就必須做好發現錯誤，持續改進的工作，任何一件工作從規劃到完成，有時是很難依照原先的規劃執行的，正所謂常人所言計畫永遠趕不上變化，因此唯有在任務執行的過程中，持續發現不穩定的因子，將這些不穩定的因子做適切的處理，讓危險因子降至最低，甚至導引致良好的軌道，做正向的回饋，所以在任務執行階段隨時檢視自己的工作業務，有其必要性。
四、事後反省回饋
       任何事物執行過程中雖經由不斷的檢視，但有時還是會有百密一疏，無法盡善盡美的事宜，這時若能夠經由檢討會中給予檢討回饋，將可做為下次任務的經驗值，讓下次的活動不在重蹈覆轍，而能更臻善完美，所以執行者不管是自己的反省或成員所給的回饋，都是寶貴難得的經驗，而這些經驗有時是必須在任務執行完畢後才能獲得。
        學校任何一件工作任務的完成，皆有賴於團隊成員的幫忙，最後還是感謝螺青同仁的協助幫忙，讓總務的工作能順利完成，感恩。